Jawność wynagrodzeń 2026: lista kontrolna dla pracodawców

Od 24 grudnia 2025 roku Twoja firma ma nowe obowiązki wobec kandydatów i pracowników. Większość firm tego nie wie. Albo wie, ale zakłada, że jakoś to będzie.

Nie będzie.

Zebrałem wszystko w jednym miejscu. Co już obowiązuje, co nadchodzi i co konkretnie musisz zrobić. Bez prawniczego żargonu. Bez lania wody.

Co już obowiązuje od 24 grudnia 2025 r.

Podstawa prawna: Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807).

Trzy obowiązki, które dotyczą Twojej firmy już teraz.

Obowiązek 1. Wynagrodzenie przed rozmową

Musisz przekazać kandydatowi informację o wynagrodzeniu lub widełkach przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną. Najlepiej już w ogłoszeniu. Jeśli nie tam, to pisemnie lub elektronicznie, zanim kandydat pojawi się na spotkaniu.

Obowiązek 2. Zakaz pytania o poprzednie zarobki

Nie możesz pytać kandydata o jego obecne ani poprzednie wynagrodzenie. Zakaz dotyczy pytań bezpośrednich, formularzy aplikacyjnych, briefów dla agencji rekrutacyjnych i nieformalnych rozmów prowadzonych przez menedżerów.

Możesz pytać o oczekiwania finansowe kandydata. Nie możesz pytać o historię zarobków.

Obowiązek 3. Neutralność płciowa ogłoszeń

Ogłoszenia i nazwy stanowisk muszą być neutralne pod względem płci. Język ogłoszenia nie może pośrednio ani bezpośrednio dyskryminować.

Kara za naruszenie: grzywna od 1 000 do 30 000 zł nakładana przez Państwową Inspekcję Pracy.

Co nadchodzi: projekt ustawy UC127

Drugi etap wdrożenia dyrektywy UE 2023/970 jest w toku. Zgodnie z najnowszą wersją projektu UC127 z 29 kwietnia 2026 r. przepisy wejdą w życie najwcześniej w 2027 r., po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Co będzie obowiązywać:

• Prawo pracownika do informacji o średnim wynagrodzeniu na porównywalnych stanowiskach w firmie, z podziałem na płeć.
• Obowiązek raportowania luki płacowej dla firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Firmy 250 i więcej raportują co roku. Firmy 100 do 249 pracowników raportują co 3 lata.
• Obowiązek posiadania obiektywnych i neutralnych kryteriów wynagradzania, możliwych do wyjaśnienia każdemu pracownikowi.

Kary z projektu UC127: grzywny od 2 000 do 60 000 zł oraz odwrócony ciężar dowodu w sporach sądowych. To pracodawca będzie musiał wykazać obiektywność różnic płacowych, a nie pracownik udowadniać dyskryminację.

Firmy, które zaczną przygotowania teraz, potraktują to jako porządkowanie systemu. Firmy, które poczekają, będą gasić pożar.

Lista kontrolna: 9 kroków

Sprawdź każdy punkt. Jeśli przy którymś nie wiesz, jak odpowiedzieć, to właśnie tam jest Twój problem.

Krok 1. Zaktualizuj proces rekrutacji

Sprawdź, czy Twoje ogłoszenia zawierają wynagrodzenie lub widełki. Jeśli nie, zmień to jako standard.

Usuń z formularzy aplikacyjnych, skryptów rozmów i briefów dla headhunterów wszelkie pytania o historię zarobków kandydata. To dotyczy też briefów wysyłanych do agencji rekrutacyjnych.

Krok 2. Przeszkol rekruterów i menedżerów

Zakaz pytania o poprzednie zarobki dotyczy każdego, nie tylko działu HR. Menedżer, który nieoficjalnie pyta o zarobki podczas pierwszej rozmowy, narusza prawo tak samo jak rekruter, który wpisał to pytanie do formularza.

Minimalny zakres szkolenia: co wolno pytać, czego nie wolno, jak odpowiadać na pytania kandydatów o wynagrodzenie.

Krok 3. Zrób audyt wynagrodzeń

Zbierz dane: wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, benefity, dla każdego stanowiska, poziomu, działu i płci. Bez pełnych danych nie wiesz, czy masz problem. A większość firm ma, tylko o tym nie wie.

Kluczowe pytanie: czy potrafisz dziś wyjaśnić, dlaczego dwie osoby na podobnym stanowisku zarabiają inaczej?

Krok 4. Uporządkuj stanowiska i zakresy obowiązków

Jeśli nazwy stanowisk w Twojej firmie są przypadkowe, a zakresy obowiązków nieaktualne, raportowanie luki płacowej będzie chaotyczne. Zanim policzysz dane, musisz wiedzieć, co do czego porównujesz.

Krok 5. Wprowadź wartościowanie stanowisk

Dyrektywa opiera się na zasadzie: równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Musisz umieć pokazać, jakie kryteria decydują o wartości pracy w Twojej firmie.

Cztery podstawowe kryteria: wymagane kwalifikacje, zakres odpowiedzialności, złożoność zadań i warunki pracy.

Krok 6. Stwórz realne widełki

Widełki to nie marketing. Jeśli ogłoszenie mówi 8 000 do 13 000 zł, firma powinna wiedzieć, co uzasadnia ofertę na poziomie 8 000 zł, a co 13 000 zł.

Kandydaci szybko wyczuwają, czy widełki są realne. I mówią o tym głośno w grupach branżowych, na forach, w prywatnych rozmowach.

Każdy wyjątek od siatki płac powinien mieć pisemne uzasadnienie: unikalne kompetencje, wyniki, rynek, odpowiedzialność.

Krok 7. Przygotuj procedurę odpowiedzi na pytania pracowników

Pracownicy zaczną pytać. To jest nieuchronne. Pytanie nie brzmi, czy zapytają, tylko kiedy i czy będziesz przygotowany.

Co powinno być gotowe: kto odpowiada na wnioski o informację o wynagrodzeniu, w jakim terminie, w jakiej formie i co konkretnie możesz powiedzieć, a czego nie.

Krok 8. Zaplanuj budżet na korekty płac

Audyt prawdopodobnie pokaże różnice, których nie da się uzasadnić obiektywnymi kryteriami. To nie zawsze zła wola. Często efekt lat indywidualnych negocjacji, szybkiego wzrostu firmy albo braku spójnej polityki podwyżek.

Problem zaczyna się, gdy firma nie robi nic. Zaplanuj budżet na wyrównania, zanim pracownicy zaczną pytać, albo zanim zrobi to inspekcja.

Krok 9. Zaktualizuj dokumentację

Regulamin wynagradzania, polityka premiowa, zasady awansów, opisy stanowisk i procedury rekrutacji powinny mówić jednym językiem.

Firma bez dokumentów nie wykaże, że jej decyzje płacowe były neutralne i obiektywne. A przy odwróconym ciężarze dowodu to będzie kluczowe.

Trzy pytania, które powinieneś zadać sobie dziś

Jeśli nie znasz odpowiedzi na któreś z nich, to jest Twój punkt startowy.

Pytanie 1

Czy moje ogłoszenia rekrutacyjne opublikowane po 24 grudnia 2025 r. zawierają informację o wynagrodzeniu, albo przekazuję ją kandydatom przed rozmową?

Pytanie 2

Czy potrafię wyjaśnić pracownikowi, dlaczego zarabia tyle, ile zarabia, i co musi zrobić, żeby zarabiać więcej?

Pytanie 3

Czy moi rekruterzy i menedżerowie wiedzą, że pytanie o poprzednie zarobki kandydata jest dziś zakazane?

Podsumowanie

Firmy, które mają uczciwe, spójne i dobrze opisane systemy płac, przejdą przez tę zmianę spokojnie.

Firmy, które przez lata opierały wynagrodzenia na nieformalnych ustaleniach, tajemnicy i sile negocjacyjnej kandydatów, będą musiały wykonać trudniejszą pracę.

Im wcześniej zaczniesz, tym mniej będzie boleć.

Podstawa prawna: Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. Projekt ustawy UC127, wersja z 29 kwietnia 2026 r., w trakcie prac legislacyjnych.

---

Igor Lewandowski - Founder RadarPracy. Połącz się na LinkedIn.